algemene voorwaarden

Goede afspraken zorgen voor betere samenwerkingen. Dit zijn de Algemene Voorwaarden voor het verlenen van diensten door Pontem BV, vertegenwoordigd door Johannes (Hans) P.H. Lenders, met ondernemingsnummer BE 0789.300.084 en administratieve zetel op de Geraardsbergsestraat 12, 1541 Sint-Pieters-Kapelle (Herne) in België. In geval van twijfel prevaleert de Nederlandse versie van deze Algemene Voorwaarden.

Art. 1 Toepassingsgebied
Op alle overeenkomsten, met inbegrip van de voorbereidende contacten, offertes en correspondentie, (´de Overeenkomsten´) aangaande het leveren van diensten (´de Opdracht/Opdrachten´) tussen Johannes P.H. Lenders (´Opdrachtnemer/Pontem´) en de klant (´de Opdrachtgever´) - samen ´de Partijen´ - zijn uitsluitend deze Algemene Voorwaarden van toepassing. Deze Algemene Voorwaarden maken integraal deel uit van alle Overeenkomsten die door Pontem aangegaan worden. De Opdrachtgever wordt geacht ze onvoorwaardelijk te aanvaarden tenzij schriftelijk uitdrukkelijk anders gezamenlijk overeengekomen is.

Art. 2 Termijnen
Behoudens andersluidende schriftelijke bepalingen, is de geldigheidsduur van elk offerte (´de Offerte´) beperkt tot negentig kalenderdagen na offertedatum.

Art. 3 Aanvaarding & uitvoering
a) De Opdrachtgever dient schriftelijk zijn aanvaarding van de Offerte, inclusief de algemene voorwaarden, mede te delen, alvorens Pontem zal overgaan tot de uitvoering van de Opdracht. Partijen zijn wederzijds gebonden van zodra Pontem in het bezit is van de in dit artikel vermelde aanvaarding. Een Overeenkomst komt daarmee tot stand en treedt in werking op de datum van de aanvaarding van de Offerte.

b) Pontem zal de Opdracht uitvoeren naar beste kennis en vermogen, met de zorgvuldigheid die van een professioneel dienstverlener in gelijkaardige omstandigheden mag verwacht worden, volgens de regels van de kunst en rekening houdend met de wetten, reglementen, voorschriften en normen, van kracht op de datum van het afsluiten van de overeenkomst.

Art. 4 Wijzigingen
De Opdrachtgever heeft het recht om in de loop van de uitvoering ervan wijzigingen aan de Opdracht aan te brengen, bijkomende werkzaamheden op te leggen en/of een herziening of wijziging van reeds uitgevoerde werkzaamheden te vorderen, onder de volgende voorwaarden:

a. De Opdrachtgever zal iedere aanvraag of intentie tot wijziging eerst schriftelijk meedelen aan Pontem.

b. Pontem zal zo spoedig mogelijk de Opdrachtgever schriftelijk op de hoogte stellen betreffende de gevolgen van de aangevraagde wijziging, alsook op de daarmee gepaard gaande bijkomende vergoeding van Pontem en het tijdschema van de uitvoering van de Opdracht.

c. Zolang Pontem niet in het bezit is van uitdrukkelijke schriftelijke goedkeuring vanwege de Opdrachtgever omtrent de opdracht tot wijziging alsook de bijkomende vergoeding, is zij niet verplicht om de wijzigingen reeds uit te voeren. Bij gebrek aan akkoord tussen Partijen, is Pontem gerechtigd om de Overeenkomst te beëindigen.

Art. 5 Overmacht

Geen van de Partijen wordt geacht contractbreuk te hebben gepleegd indien de normale uitvoering van de contractuele verplichtingen belet of vertraagd worden door een geval van Overmacht. De Partij die zich hierop beroept, zal hiervan onmiddellijk schriftelijk bericht geven aan de andere Partij, tenzij Overmacht zelf dit belet. Dit bericht zal een korte beschrijving bevatten van de Overmacht en een raming van de verwachte vertraging. Indien de toestand van Overmacht verdwijnt zal de betreffende Partij opnieuw schriftelijk bericht geven aan de andere Partij.

Art 6. Schorsing
De Overeenkomst kan geschorst worden omwille van één van volgende redenen:

Schorsing door Overmacht

De Partij die een gebeuren of situatie vaststelt, ontstaan door omstandigheden die buiten elke controle staan en die zij redelijkerwijze niet kan voorzien (´de Overmacht´) en die het haar onmogelijk maken haar verplichtingen onder de Overeenkomst verder te vervullen, geeft hiervan onmiddellijk kennis aan de andere Partij. In dit geval is de overeenkomst geschorst wegens Overmacht.

Schorsing door de Opdrachtgever

De Opdrachtgever kan de Overeenkomst geheel of gedeeltelijk schorsen wegens gegronde redenen door een kennisgeving aan Pontem. Van zodra de schorsing kan worden beëindigd, dient de Opdrachtgever dit onmiddellijk te melden aan Pontem teneinde de werken zo spoedig mogelijk terug te laten aanvangen.

Indien de Opdrachtgever een einde wenst te stellen aan de schorsing en de werken derhalve terug wil laten aanvatten, dient hij Pontem hiervan schriftelijk op de hoogte te brengen. Na ontvangst van dit schrijven heeft Pontem dan drie maanden om zich te organiseren en de werken terug aan te vatten. In geval van schorsing betaalt de Opdrachtgever aan Pontem het bedrag van de honoraria die tot op het ogenblik van de schorsing verschuldigd zijn voor de uitgevoerde prestaties. Indien de schorsing, opgelegd door de Opdrachtgever, kosten heeft teweeggebracht voor Pontem of een herziening van de erelonen en/of van de kosten noodzakelijk maakt, zullen Partijen hierover samen zitten teneinde tot een akkoord te komen omtrent de omvang van deze erelonen en/of kosten. Pontem zal de werken slechts aanvatten na betaling van de overeengekomen vergoeding.

Schorsing door Pontem

Pontem kan de overeenkomst schorsen indien er, na een eerste schriftelijk bericht aan de Opdrachtgever, onvoldoende medewerking komt vanuit de Opdrachtgever om de opdracht succesvol verder te kunnen zetten of te voltooien. In dat geval betaalt de Opdrachtgever aan Pontem het bedrag van de honoraria die tot op het ogenblik van de schorsing verschuldigd zijn voor de uitgevoerde prestaties, evenals alle kosten die op dat moment al gemaakt zijn door Pontem in functie van de Opdracht.

Art. 7 Vroegtijdige ontbinding
De Overeenkomst kan op grond van volgende redenen vroegtijdig ontbonden worden:

Ontbinding door Overmacht

Indien een situatie van overmacht gedurende meer dan 6 maand aanhoudt, kan Pontem of de Opdrachtgever de overeenkomst ontbinden.

Ontbinding door faling

Ingeval van faling, dreigend faillissement, vereffening, staking van betaling, herhaaldelijke wanbetaling, wantoestanden of gerechtelijk vervolging van de Opdrachtgever zal Pontem de overeenkomst van rechtswege onmiddellijk en zonder opzeg of schadeloosstelling verschuldigd te zijn aan de Opdrachtgever kunnen beëindigen.

Ontbinding in overleg

De overeenkomst kan vroegtijdig beëindigd worden in onderling overleg.

Eenzijdige ontbinding

De Opdrachtgever kan de overeenkomst vroegtijdig éénzijdig beëindigen, mits een e-mail aan hans@pontem.be en een aangetekende brief gericht aan Pontem met een opzegtermijn van drie maanden, die ingaat de eerste dag van de maand volgend op de datum van het aangetekend schrijven. Indien deze vroegtijdige beëindiging plaatsvindt zonder inachtname van deze opzegtermijn van drie maanden dan kan een forfaitaire schadevergoeding aangerekend ten belope van de gemiddelde vergoeding van drie maanden (of gelijk aan de resterende duur van de overeenkomst indien dat minder is dan drie maanden).

Ontbinding bij niet-naleving van de bepalingen van de Overeenkomst

Indien een Partij op een ernstige wijze haar contractuele verplichtingen niet nakomt of zware fouten maakt, wordt dit door de benadeelde Partij per aangetekend schrijven en een e-mail aan hans@pontem.be gemeld met opgave van de redenen.

Als de in gebreke gestelde Partij nalaat binnen de vijftien (15) kalenderdagen na deze betekening hierop te antwoorden, tenzij een snellere reactie wenselijk is zoals aangegeven in het aangetekend schrijven, heeft de benadeelde Partij het recht om de overeenkomst onmiddellijk te ontbinden lastens de in gebreke blijvende Partij.

In geval van ontbinding van de overeenkomst, betaalt de Opdrachtgever aan Pontem:

het bedrag van de honoraria op dat ogenblik verschuldigd en niet bij geschrift betwist voor de prestaties daadwerkelijk geleverd tot het moment van de ontbinding;

al de kosten ontstaan door en voor het vroegtijdig beëindigen van de overeenkomst en die niet meer kunnen worden geannuleerd door Pontem;

In geval van eenzijdige ontbinding door de Opdrachtgever, betaalt de Opdrachtgever aan Pontem een verbrekingsvergoeding gelijk aan 30% van het ontnomen gedeelte van het ereloon.

Pontem kan niet aansprakelijk worden gesteld voor de financiële gevolgen van ontbinding, van welke aard dan ook, noch kan er een schade- of verbrekingsvergoeding geëist worden van Pontem.

Art. 8 Erelonen
De opgegeven erelonen en kosten voor het uitvoeren van de Opdracht (“de Vergoedingen”) zijn steeds exclusief BTW. De overige ingevolge de wet verschuldigde belastingen, heffingen en rechten zijn steeds ten laste van de Opdrachtgever. Behoudens uitdrukkelijk anders overeengekomen zijn reiskosten, vervoers- en verzekeringskosten, databasekosten, kosten voor grafisch ontwerp en externe fiscale/juridische ondersteuning niet in de erelonen inbegrepen. Indien na de totstandkoming van de Overeenkomst en voordat de opdracht geheel is uitgevoerd, de marktomstandigheden wijzigen of de uitvoeringstermijn van de Opdracht door toedoen van de Opdrachtgever of derden wordt verlengd, waardoor de rendabiliteit van de Opdracht in het gedrang wordt gebracht, zal op verzoek van Pontem het eerder overeengekomen ereloon of tarief worden herzien.

Art. 9 Betalingstermijn & laattijdige betalingen
De aan de Opdrachtgever overgemaakte facturen dienen uiterlijk veertien (14) dagen na factuurdatum te worden betaald op de bankrekening van Pontem zoals aangegeven op de factuur. Bij laattijdige betaling volgt een eerste en tweede rappel. Hierna zullen de openstaande bedragen van rechtswege en zonder voorafgaande ingebrekestelling of enige vormvereiste, verhoogd worden met een conventionele verwijlintrest van 8% per jaar. In geval van een gezamenlijk gegeven Opdracht zijn de Opdrachtgevers hoofdelijk verbonden tot betaling van het volledige factuurbedrag.

Art. 10 Onafhankelijkheid
Pontem, die haar taak in volledige onafhankelijkheid vervult, bepaalt zelf in welke omstandigheden en onder welke voorwaarden zij haar Opdracht zal vervullen. Voor zover de Opdrachtgever aan Pontem richtlijnen zou geven in verband met de uitvoering van de Opdracht, zullen deze als kaderrichtlijn dienen te worden beschouwd, zonder in te grijpen in de concrete wijze van uitvoering van de Opdracht.

Art. 11 Levertermijnen
Onder levertermijn wordt verstaan de in de overeenkomst bepaalde termijn waarbinnen de Opdracht naar verwachting zal worden verwezenlijkt. Deze termijnen zijn indicatief. Overschrijding van de levertermijn geeft de Opdrachtgever geen recht op vergoeding van enige schade of niet-betaling van de geleverde prestaties door Pontem. Pontem zal, indien duidelijk wordt dat zij haar opgegeven levertermijnen niet kan nakomen, aan de Opdrachtgever meedelen welke nieuwe leveringstermijn wordt vooropgesteld.

Art. 12 Overdracht
Pontem en de Opdrachtgever zullen hun verplichtingen of verantwoordelijkheden vermeld in de overeenkomst niet overdragen of verkopen, tenzij het uitdrukkelijk schriftelijk akkoord van de andere Partij.

Art. 13 Onderaanneming
Pontem is gerechtigd om haar rechten en verplichtingen voortvloeiende uit een overeenkomst geheel of gedeeltelijk in onderaanneming te geven voor zover zij de Opdrachtgever hiervan vooraf in kennis heeft gesteld en deze daarmee akkoord gaat. Indien Pontem op verzoek van de Opdrachtgever samenwerkt met één of meer anderen of één of meer anderen inschakelt, zal Pontem voor het door deze derde(n) verrichte deel van de Opdracht niet aansprakelijk zijn.

Art. 14 Vertrouwelijkheid
a. Tijdens de duur van de overeenkomst maar ook na beëindiging ervan, zal Pontem, behoudens akkoord van de Opdrachtgever, alle informatie verkregen van de Opdrachtgever en van derden in het kader van de uitvoering van de Opdracht als vertrouwelijk beschouwen, en deze informatie op geen enkele wijze aan derden ter kennis brengen tenzij zij hiertoe zou worden verplicht op grond van wettelijke of deontologische regels. Pontem neemt alle nodige maatregelen om te verzekeren dat haar onderaannemers, indien deze er zijn, gebonden zijn door dezelfde geheimhoudingsplicht.

b. Pontem heeft wel de toestemming van de Opdrachtgever om de Opdracht als (project)referentie aan te halen door middel van een vermelding van de naam van de organisatie en het logo. Ook het in hoofdlijnen vermelden van de verrichte werkzaamheden aan (potentiële) opdrachtgevers van Pontem wordt niet aanzien als een inbreuk op de geheimhoudingsverplichting.

Art. 15 Intellectueel eigendom

a. Pontem behoudt alle rechten van intellectuele eigendom met betrekking tot alle intellectuele prestaties die zij verricht, of de vruchten daarvan, ook al kwamen deze tot stand in het kader van de uitvoering van de Opdracht of in opdracht van de Opdrachtgever.

b. De Opdrachtgever ziet ervan af producten zoals presentaties, fondsenwervingstrategieën, prospectpools, werkwijzen, adviezen, sjablonen en andere geestesproducten van Pontem, al dan niet met inschakeling van derden, te verveelvoudigen, te openbaren of te exploiteren.

c. De Opdrachtgever verkrijgt het eigendom van de resultaten van de studie en de documenten waarvoor ereloon is betaald. Hij heeft het recht deze documenten te vermenigvuldigen voor gebruik binnen zijn eigen organisatie, zover het kadert binnen het doel van de Opdracht.

d. Voorgaande is eveneens toepasselijk bij vroegtijdige beëindiging van de Overeenkomst, om welke reden dan ook.

Art 16. Persoonsgegevens

a. Bij de verzameling en verwerking van persoonsgegevens respecteren beide Partijen de Belgische regelgeving inzake bescherming van persoonsgegevens, evenals de Algemene Verordening Gegevensbescherming (“GDPR”). Hierna te noemen ´Privacywetgeving´.

b. Pontem verzamelt en verwerkt persoons-/ organisatiegegevens over de Opdrachtgever met het oog op due dilligence, de uitvoering van de overeenkomst, het klantenbeheer, de boekhouding en direct marketingactiviteiten. De rechtsgronden zijn de uitvoering van de overeenkomst, het vervullen van wettelijke en reglementaire verplichtingen en/of het gerechtvaardigd belang. De verwerkingsverantwoordelijke is Johannes P.H. Lenders. Meer informatie: Pontem Privacyverklaring en Cookieverklaring.

c. Voor de Opdracht en alle bijbehorende werkzaamheden is de Opdrachtgever de verwerkingsverantwoordelijke voor alle gegevens van derden (niet zijnde de Opdrachtgever zelf) in de zin van voormelde privacyregelgeving en is derhalve degene die het doel van en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt. Pontem is enkel verwerker in de zin van voormelde privacywetgeving en verwerkt de persoonsgegevens louter ten behoeve van, of in opdracht van, de Opdrachtgever. De Opdrachtgever, als de verwerkingsverantwoordelijke, en Pontem, als verwerker, verklaren de privacyregelgeving te zullen naleven. De Opdrachtgever vrijwaart Pontem integraal in hoofdsom, interesten, gerechts- of advocatenkosten, boetes en schadevergoedingen voor alle aanspraken van derden in dit verband.

d. Beide Partijen nemen gepaste technische en organisatorische maatregelen om de persoonsgegevens te beschermen tegen niet toegelaten of onrechtmatige verwerking en tegen toevallig verlies, vernietiging, wijziging of beschadiging van de persoonsgegevens, conform de Privacywetgeving.

e. Pontem kan voor de uitvoering van de opdracht persoonsgegevens doorgeven aan derden wanneer Pontem daartoe wettelijk verplicht wordt danwel wanneer die derden Pontem ondersteunen in de werkzaamheden. Dit laatste, mits voorafgaande toestemming van opdrachtgever. Zij zullen eveneens de nodige en gepaste technische en organisatorische maatregelen nemen ter bescherming van de persoonsgegevens. Pontem kan op geen enkele manier aansprakelijk worden gesteld voor de manier waarop derden gegevens verwerken of opslaan.

f. In geval van verlies van persoonsgegevens, inbreuk op de verwerking van persoonsgegevens, zal de Opdrachtgever ingaan op elk redelijk verzoek van Pontem tot bijstand.

g. Partijen zullen elkaar onverwijld op de hoogte brengen (i) van zodra zij een verzoek van een betrokkene ontvangen of kennis krijgen van enig geschil of klacht met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens en (ii) van zodra zij op de hoogte worden gebracht van enige inbreuk die aanleiding geeft tot vernietiging, verlies of onrechtmatige openbaarmaking van persoonsgegevens die Partijen in hun bezit hebben.

Art. 17 Aansprakelijkheid

a. Pontem is aansprakelijk voor de tekortkomingen in de uitvoering van de opdracht, voor zover deze het gevolg zijn van het niet in acht nemen door Pontem van de zorgvuldigheid en deskundigheid waarop Opdrachtgever in het kader van de opdracht mag vertrouwen. Pontem kan echter nooit, en voor geen enkele reden, aansprakelijk worden gesteld voor de beslissing van een (mogelijke) schenker om geen middelen aan een Opdrachtgever toe te wijzen of voor andere acties die door een (mogelijke) schenker , vrijwilliger, medewerker, bestuurslid of andere stakdeholder/belanghebbende worden ondernomen die een negatieve invloed kunnen hebben op de Opdrachtgever.

b. De Opdrachtgever zal een schriftelijke ingebrekestelling moeten doen binnen vijftien (15) kalenderdagen na indiening van documenten en andere deliverables ter goedkeuring. Pontem zal vervolgens de diensten waarvan komt vast te staan dat ze behept zijn met fouten of tekortkomingen, aanvullen, aanpassen of opnieuw leveren teneinde ze in overeenstemming te brengen met de contractueel overeengekomen eisen, standaarden van goed vakmanschap en/of regels van de kunst. Indien er hierna alsnog sprake is van tekortkomingen in de uitvoering van de opdracht, ten gevolge van het niet in acht nemen door Pontem van de zorgvuldigheid en deskundigheid waarop opdrachtgever in het kader van de opdracht mag vertrouwen, dan kan Pontem aansprakelijk gesteld worden door de schade.

c. Deze aansprakelijkheid voor de schade is beperkt tot de hoogte van het bedrag van het honorarium dat Pontem in het kader van de opdracht van opdrachtgever heeft afgesproken voor de tot dan toe verrichte werkzaamheden. Pontem zal nooit aansprakelijk kunnen worden gesteld voor andere rechtstreekse of onrechtstreekse, onvoorzienbare en/of gevolgschade (zoals o.m. gederfde inkomsten en winsten, productieverliezen, financieringskosten, verlies van klanten, verlies of beschadiging van gegevens, verlies van contracten, supplementaire kosten etc.).

d. Bij opdrachten die een langere looptijd hebben dan 4 maanden, geldt een verdere beperking van de hier bedoelde aansprakelijkheid tot maximaal het bedrag dat over de laatste 4 maanden is gedeclareerd.

e. Eventuele aanspraken van opdrachtgever dienen binnen een maand na het ontdekken van de schade te zijn ingediend via een aangetekend schrijven naar Rue D'Ath a Beloeil 55, 7950 Chièvres, België en een e-mail naar hans@pontem.be

f. Pontem is niet aansprakelijk voor de gevolgen voor derden, voortvloeiende uit de door Opdrachtgever uitgevoerde adviezen van Pontem. De uitvoering van de verstrekte opdracht geschiedt uitsluitend ten behoeve van Opdrachtgever. Derden kunnen daaraan geen rechten ontlenen.

Art. 18 Toepasselijk recht
Het Belgisch recht is van toepassing op deze Algemene Voorwaarden en op alle overeenkomsten die gesloten worden door Pontem.

Art. 19 Nietigheid
De nietigheid of onafdwingbaarheid van een bepaling van deze Algemene Voorwaarden brengt op geen enkele wijze de geldigheid en afdwingbaarheid van de overige bepalingen van deze Algemene Voorwaarden in het gedrang. Indien nodig, dient de ongeldige bepaling vervangen te worden door een rechtsgeldige bepaling, die het best overeenkomt met de geest van de nietige of niet-afdwingbare bepaling.

Art. 20 Afstand van rechten
Het niet onmiddellijk afdwingen van enig recht of enige bevoegdheid door een Partij zal de rechten en bevoegdheden van deze Partij niet aantasten of beperken. Afstand van recht van enige bepaling of voorwaarden zal uitsluitend van kracht zijn indien dit schriftelijk is gedaan.

Art. 21 Geschillenbeslechting
De Partijen zullen bij een geschil omtrent de interpretatie, de uitvoering van de overeenkomst of de dienstverlening alles in het werk stellen en niets nalaten teneinde te streven naar een minnelijke regeling van dit geschil. Elk geschil met betrekking tot de geldigheid, interpretatie of uitvoering van de Overeenkomst en de daarmee samenhangende overeenkomsten waarover geen minnelijke regeling tussen Partijen kan worden bereikt, zal worden beslecht door de rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement van Brussel, België.

Laatst bijgewerkt: 14 mei 2021